Gestão da informação é o conjunto de processos e práticas voltados à coleta, à organização, ao tratamento, ao armazenamento e ao uso eficiente dos dados gerados em uma organização. Seu objetivo é transformar informações dispersas em conhecimento acessível e estratégico, contribuindo para a tomada de decisões mais assertivas e a otimização das atividades diárias.
Um exemplo comum ocorre no controle de ponto: ao registrar horários de entrada e saída dos funcionários, a empresa gera dados que precisam ser organizados e interpretados corretamente. Esses registros são necessários para o cumprimento da legislação trabalhista, o controle de horas extras e o planejamento de escalas.
UMA BOA GESTÃO DA INFORMAÇÃO POSSUI OS SEGUINTES PILARES:
• Qualidade e confiabilidade dos dados;
• Integração entre setores e sistemas;
• Facilidade de acesso e consulta;
• Segurança e conformidade com as normas;
• Utilização estratégica para apoiar decisões.
COMO FUNCIONA NA PRÁTICA?
A gestão da informação funciona, na prática, como um processo contínuo, que envolve diferentes etapas integradas à rotina da empresa. O objetivo é garantir que os dados sejam bem aproveitados desde o momento em que são gerados até sua utilização estratégica. Ela é um processo importante para qualquer empresa, pois permite que dados dispersos sejam organizados e transformados em insights úteis. Quando bem aplicada, ela melhora a comunicação entre departamentos e aumenta a produtividade.
A seguir, conheça os principais desafios enfrentados pelas equipes de RH na gestão da informação:
INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS E DADOS
Um dos principais desafios da gestão de dados é reunir informações espalhadas em diferentes sistemas que não se comunicam entre si, o que dificulta o acesso rápido às informações, aumenta o risco de inconsistências e compromete a agilidade nos processos. Sendo assim, a ausência de uma base centralizada torna a gestão menos eficiente e mais sujeita a erros.
QUALIDADE E CONFIABILIDADE DOS DADOS
Informações incorretas sobre jornada, benefícios ou histórico dos colaboradores podem gerar retrabalho, atrasos no fechamento da folha e problemas legais. Por isso, manter os registros atualizados e padronizados é essencial para garantir processos bem estruturados e confiáveis.
SEGURANÇA E CONFIDENCIALIDADE DAS INFORMAÇÕES
O RH lida com dados sensíveis, como CPF, dados bancários e informações médicas. Proteger essas informações contra vazamentos e acessos indevidos é um desafio constante, especialmente após a LGPD. Essa tarefa é importante, uma vez que falhas na segurança podem causar prejuízos legais e comprometer a confiança dos colaboradores na empresa.
IMPACTOS DA LGPD NA GESTÃO DA INFORMAÇÃO
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe mudanças na forma como as empresas lidam com informações pessoais. No RH, isso impacta diretamente o tratamento de dados sensíveis dos colaboradores, como dados bancários, informações de saúde e registros de jornada, já que a conformidade passou a exigir mais controle, transparência e segurança.
O RH, por ser um setor estratégico dentro da empresa e por muitas vezes as empresas atuarem como controladoras de dados de seus colaboradores, precisa oferecer treinamento interno para que os colaboradores entendam como deve ser realizado o tratamento de dados dentro do departamento. Portanto, a gestão da informação, nesse contexto, precisa ser mais criteriosa. Qualquer falha pode gerar não só prejuízos financeiros, mas também danos à imagem corporativa. Estar em conformidade é, hoje, uma exigência para manter a credibilidade e evitar sanções legais.
COMO APLICAR A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA EMPRESA?
A aplicação da gestão da informação exige planejamento, integração e clareza de processos. Veja a seguir os passos para aplicar essa prática com eficiência na rotina da empresa.
COLETA DE DADOS: começa com a coleta estruturada de dados relevantes para a empresa, e exige clareza sobre o que e por que precisa ser coletado e medido. A definição dos tipos de dados e da periodicidade adequada (diária, semanal ou mensal) depende diretamente dos desafios que a organização deseja resolver.
INTEGRAÇÃO DE FERRAMENTAS: a integração de ferramentas permite centralizar informações, reduzir retrabalho e garantir consistência nos dados.
SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO: indispensável para garantir que os dados coletados, armazenados e analisados estejam protegidos contra acessos indevidos ou vazamentos. Dentro do RH, isso significa preservar informações sensíveis, como dados pessoais e contratuais, assegurando a confidencialidade, a integridade das informações e o cumprimento da legislação vigente, principalmente a LGPD.
ORGANIZAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO
Organizar e classificar as informações é essencial para tornar o acesso mais ágil e a gestão mais eficiente. Para aplicar essa etapa da gestão da informação, é possível seguir práticas como:
• Criar categorias claras (ex: folha, benefícios, treinamentos);
• Padronizar nomes de arquivos e registros;
• Definir níveis de acesso por tipo de dado;
• Usar ferramentas que permitam filtros, etiquetas e buscas rápidas.
Garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar determinados dados evita riscos como vazamentos, perdas e uso indevido. Sendo assim, é essencial contar com sistemas que permitam controle de permissões, histórico de acessos e autenticação segura.
Além disso, o compartilhamento deve ser feito por canais protegidos, com registros de envio e recebimento. Essas práticas asseguram a confidencialidade e a integridade das informações, e fortalecem a confiabilidade nos processos internos da empresa.
Fonte: pontotel
