O planejamento orçamentário é uma ferramenta de organização financeira, com o objetivo de gerar uma projeção futura das entradas, saídas e investimentos da empresa dentro de um determinado período. A ideia é realizar um levantamento de dados para definir quais serão as despesas, receitas e os recursos a serem investidos ao longo desse prazo, normalmente um ano fiscal.
Isso garante uma visão ampla do cenário econômico da empresa, abre espaço para uma gestão financeira mais eficiente e promove tomadas de decisões embasadas em dados concretos.
Muito mais do que uma ferramenta de previsão, ele contribui diretamente para o crescimento da empresa, bem como para fortalecer a posição competitiva no mercado. O plano orçamentário traz inúmeros benefícios para a organização. Dentre eles, vale destacar pontos como:
• Direcionamento assertivo dos recursos financeiros;
• Visão clara do cenário econômico da empresa;
• Organização eficiente para alcançar metas;
• Monitoramento otimizado de resultados;
• Ganho de estabilidade financeira;
• Otimização da eficiência operacional;
• Redução de custos e riscos.
QUAIS SÃO OS TIPOS DE PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO?
Na prática, o planejamento pode ser elaborado de diversas formas e cada uma delas apresenta uma aplicação e características que funcionam melhor no cenário de cada empresa.
Para encontrar o tipo de planejamento ideal para o seu negócio, confira quais são essas modalidades:
• ORÇAMENTO CENTRALIZADO: planejamento realizado apenas pela diretoria da empresa, sem contar com o apoio de gestores e colaboradores de outras áreas;
• ORÇAMENTO BASE HISTÓRICO: esse tipo de planejamento considera dados do período anterior para definir expectativas de custos e receitas para os próximos meses ou ano;
• ORÇAMENTO BASE ZERO: como o nome diz, esse método cria um orçamento do zero. Para isso, avalia-se as necessidades da empresa sem considerar um histórico financeiro ou acontecimentos anteriores;
• ORÇAMENTO COLABORATIVO: ao contrário do modelo centralizado, esse planejamento envolve os gestores de todas as áreas, que podem contribuir com insights alinhados com as necessidades de seus setores específicos;
• ORÇAMENTO CONTÍNUO: também chamado de rolling forecast, esse modelo mantém um planejamento constante de 12 meses. Ao final de cada mês, acontece uma revisão e adiciona-se um novo mês ao plano.
Além desses métodos, é possível aplicar o orçamento matricial, conhecido pela sigla GMD. Nesse tipo de planejamento, a análise financeira é feita a partir do cruzamento de dados sobre despesas, receitas e investimentos. Para isso, é aplicada uma divisão por departamentos e o acompanhamento das movimentações financeiras em cada setor é feito por uma pessoa.
Se o responsável pela área de marketing, por exemplo, pode identificar um gasto acima do esperado e notificar com agilidade os outros departamentos. Com isso, é possível buscar maneiras de equilibrar o orçamento e manter a saúde financeira da empresa.
O MOMENTO CERTO PARA ELABORAR UM PLANO ORÇAMENTAL
O ideal é que o planejamento orçamentário seja uma prática contínua, integrada à gestão empresarial. Contudo, o melhor período para elaborar esse documento deve ser decidido de acordo com os objetivos anuais e o ciclo operacional da empresa. Ou seja, não existe um único momento certo.
Para algumas organizações, o momento ideal é o início de um novo ano fiscal, enquanto outras empresas podem sentir a necessidade de fazer um planejamento semestral, por exemplo. Em geral, o plano é elaborado no final do ano anterior ou no início do ano vigente para garantir uma análise do cenário nos próximos meses. Mas isso não é uma regra.
Para definir o melhor momento dentro do contexto da sua empresa, considere fatores como as suas metas estratégicas, o momento econômico (interno e externo) e o tipo de negócio. Independente do momento fixado no calendário, o planejamento sempre deve ser uma atividade contínua, estratégica e priorizada na empresa.
COMO FAZER UM PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO?
Colocar o planejamento orçamental em prática vai muito além de entender o conceito e as metodologias aplicáveis. Existem aspectos indispensáveis para formular um plano realmente eficaz e completo, capaz de avaliar detalhes que impactam diretamente a saúde financeira do seu negócio
TENHA OBJETIVOS CLAROS E BEM DEFINIDOS
Para iniciar o seu planejamento, é fundamental ter objetivos bem definidos. Para isso é necessário, antes de mais nada, conhecer a sua empresa. Entender questões como o porte do negócio, faturamento mensal e anual, e posicionamento da marca no mercado é a base para criar um plano mais preciso. Com isso em mente, você consegue ajustar expectativas e realidade, criando metas plausíveis e alinhadas ao contexto atual do negócio.
ENTENDA A DISTINÇÃO ENTRE GASTOS, CUSTOS E DESPESAS
Apesar de parecerem sinônimos, os três termos apresentam diferenças sutis entre si no universo corporativo. Vem entender:
• CUSTOS: um custo é relacionado a produção de bens e serviços, algo indispensável para as empresas, como o pagamento de salário aos colaboradores;
• DESPESAS: engloba os gastos operacionais não relacionados à produção, ou seja, os valores necessários para manter o negócio em funcionamento, como aluguel;
• GASTOS: normalmente utilizado para descrever despesas inesperadas. Ou seja, valores que são necessários para o funcionamento da empresa, mas não estavam previstos no orçamento, como a substituição de uma máquina.
FAÇA A PREVISÃO DE VENDAS
Tenha definido algumas métricas de vendas para acompanhar as movimentações e realizar essa previsão no planejamento. Utilize relatórios como o DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e o Balanço Patrimonial para avaliar o histórico da empresa e, a partir disso, ter uma base informada de dados para projeções mais realistas.
CONSIDERE AS DEDUÇÕES
Além de considerar as receitas, é fundamental levar em conta as deduções a serem aplicadas durante o período analisado no planejamento orçamentário empresarial. Ou seja, é preciso incluir todas as saídas previstas do orçamento, como tributos, comissões e taxas de manutenção do e-commerce, por exemplo.
Avaliar essas deduções garante uma visão mais precisa das finanças da empresa a longo prazo, o que permite planejar uma alocação de recursos mais eficiente, assim como antecipar diferentes cenários. Com isso, também é possível definir uma preparação mais sólida para lidar com desafios financeiros futuros e evitar grandes prejuízos motivados pela falta de planejamento.
DEFINA DATAS LIMITES ALTERNATIVAS
No cenário empresarial, as mudanças são constantes. Isso significa que adaptações são necessárias nas atividades internas das organizações, que precisam estar preparadas para acompanhar essas movimentações.
Como o plano orçamentário é parte importante da gestão de uma empresa, ele também deve ser flexível. A ideia das datas alternativas é justamente garantir essa flexibilidade, que vai permitir ajustes caso o cenário exija. Apesar disso, mantenha a disciplina: o planejamento vai guiar a empresa, por isso deve ser concluído a tempo de servir como base para a tomada de decisões.
FAÇA O MONITORAMENTO E A REVISÃO DO PLANO
Quando falamos em definir gastos, receitas e investimentos futuros, não estamos tornando algo definitivo. O planejamento orçamentário anual pode, e deve, ser ajustado sempre que necessário.
Podemos projetar um cenário futuro, mas muitas coisas podem acontecer ao longo do caminho. Uma oportunidade de negócio inesperada, uma movimentação na economia local, uma despesa fora dos planos: por mais detalhado que seja o seu planejamento, você está sujeito a imprevistos, sejam eles positivos ou negativos.
Além disso, a empresa pode crescer e, com isso, as demandas e prioridades tendem a mudar. O planejamento precisa acompanhar essa movimentação. Portanto, não deixe de monitorar e revisar o seu plano periodicamente. A dica é definir prazos para reavaliar o documento e indicadores de performance para facilitar o acompanhamento.
A TECNOLOGIA COMO ALIADA AO ELABORAR UM PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO
O avanço tecnológico permite que as empresas tenham uma série de ferramentas à disposição para otimizar diferentes processos internos. Isso inclui o setor financeiro e, claro, o planejamento orçamentário.
Imagine só realizar todos os passos que conhecemos até aqui de forma manual. Esse é um processo que demanda tempo e muita atenção, e mesmo quando feito com o máximo de cuidado, ainda está sujeito a erros. Com o auxílio da tecnologia, as etapas tornam-se mais ágeis, práticas e estratégicas. Além disso, as chances de falhas são reduzidas.
Para manter o planejamento, um sistema automatizado pode oferecer insights relevantes que ajudam a definir projeções mais precisas ou ainda emitir alertas quando os custos estão próximos de ultrapassar o valor previsto.
Esses são apenas alguns exemplos, mas as soluções tecnológicas oferecem funcionalidades capazes de otimizar toda a gestão financeira do seu negócio.
Fonte: TOTVS
